E-Mail Archivierung

Ihre Ausgangssituation

In Deutschland sind die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung leider nicht in einem Gesetz zusammengefasst. Vielmehr ergeben sich eine ganze Reihe von Vorschriften, über diverse Gesetze verteilt, die zu unmittelbaren Handlungsverpflichtungen für die Verantwortlichen führen.

Mit diesem kurzen Überblick soll etwas Licht in den Paragraphendschungel gebracht werden: In §238, Absatz 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) verpflichtet der Gesetzgeber den Kaufmann, eine Kopie der abgelegten Handelsbriefe zurückzuhalten, bzw. sicher aufzubewahren – sei es in Papierform, als Grafik- oder als Textdatei.

Als Handelsbrief ist jedes Schriftstück, das dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient, anzusehen. Damit fallen auch E-Mails als Geschäftskorrespondenz in diese Definition. Aber, es kommt noch besser, denn nach §257, Absatz 1, Nummer 2 des HGB, ist der Kaufmann verpflichtet, empfangene Handelsbriefe geordnet aufzubewahren. Gemäß §147 der Abgabenverordnung (AO) sind neben Handels- und Geschäftsbriefen auch die gesendeten E-Mails aufzubewahren.

Was kann schon passieren?

Eine vorsätzliche oder fahrlässige Handlung stellt nach §379 AO eine Steuergefährdung dar und wird als Ordnungswidrigkeit abgestraft. Es drohen steuerrechtliche Konsequenzen und zivilrechtliche Sanktionen für die Firma und die Geschäftsführung.

Diese wird zur Verantwortung gezogen, wenn sie Entwicklungen, die ein Risiko für den Betrieb darstellen können, nicht durch ein Risikomanagement überwacht und nicht durch geeignete Maßnahmen Rechtsverletzungen vorbeugt (§91, Absatz 2 und §93 Absatz 2). So eine Situation ergibt sich beispielsweise, wenn eine Speicherung relevanter E-Mails durch Mitarbeiter unterlassen wird.

Die Lösung

Als Lösung für dieses Dilemma bieten wir Ihnen die Möglichkeit einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung (GDPdU zertifiziert).